Les Groupements d’Employeurs (GE) sont des structures qui permettent à des entreprises de se regrouper pour partager des salariés et ainsi mutualiser les compétences. Leur coeur de métier est principalement centré sur les RH et nécessite beaucoup de temps. Toutes les opérations administratives gagnent à être simplifiées voir automatisées afin de permettre aux personnels de se recentrer sur le recrutement de candidats et la recherche de nouvelles entreprises adhérentes.
Le défi informatique comme levier de développement des Groupements d’Employeurs
Quel est l’état des pratiques informatiques dans les GE ?
Les pratiques en informatique dans les GE varient en fonction de la taille et des besoins spécifiques de chaque GE.
- Les petites structures ont souvent un accès limité à des outils qui dépassent leurs possibilités financières ;
- Les structures qui ont développé leur propre logiciel regrettent souvent cette option au bout de quelques années car les coûts de maintenance sont très importants compte-tenu des évolutions technologiques et règlementaires ;
- Celles qui ont investi dans des serveurs sont en cours de passer au mode Software as a Service, également connu sous le nom de SaaS. Il s’agit de service basé sur le cloud permettant, au lieu de télécharger un logiciel sur un PC ou un serveur, d’accédez à une application via un navigateur internet. Ce type de solution implique des redevances mensuelles en relation avec le nombre d’utilisateurs.
Quels sont les principaux thèmes applicatifs dont les GE ont besoin ?
En matière informatique, pour maintenir ou développer leur compétitivité, les GE doivent assumer les tâches suivantes :
- La gestion des salaires et des cotisations sociales ;
- La gestion des contrats et des absences ;
- La gestion des compétences des salariés partagés ;
- La gestion des candidatures (CVthèque) et des offres d’emploi en lien avec les principaux agrégateurs d’offres ;
- La gestion de la communication interne et externe comprenant les outils de gestion de base données, et d’envoi en nombre d’e-mailing, webhook, chatbot, solutions de visioconférence, de partage et signature électronique de documents, coffre fort électronique, etc.
- La gestion sécurisée des données personnels et des systèmes d’information ;
- La gestion de la facturation ;
- La tenue de la comptabilité lorsqu’elle n’est pas externalisée ainsi que le gestion du GE.
Les GE utilisent souvent des logiciels spécialisés pour gérer leur activité, ces derniers doivent pouvoir s’adapter aux pratiques spécifiques de chaque GE. Ces logiciels peuvent être des solutions en ligne (SaaS) ou des logiciels installés sur les ordinateurs du GE.
Cependant, aucun logiciel à ce jour ne représente une solution globale répondant à l’ensemble des besoins des GE.
La mise sur le marché d’une solution complète intégrant l’intelligence artificielle (IA)serait d’une utilité indéniable pour que de telles structures puissent se concentrer sur leur coeur de métier.
On peut imaginer un outil qui,
- Après avoir analysé le contenu d’un mandat de recherche de la part d’une entreprise adhérente du GE;
- Se charge de vérifier si la compétence est disponible au sein des salariés du GE;
- Dans la négative, il concevrait l’offre d’emploi qui serait ensuite diffusée sur les canaux de diffusion adhoc;
- A réception, l’IA, via un algorithme multicritère pondéré, aiderait à trier les candidatures puis génèrerait un premier niveau de réponse aux postulants;
- Le système rédigerait ensuite un résumé de l’analyse du profil pour le soumettre à l’entreprise ;
- Dès accord de l’adhérent, il transmettrait un devis ou proposition commerciale;
- L’outil rédigerait ensuite le contrat de mise à disposition et le transmettrait par courriel à l’entreprise qui pourrait le signer électroniquement ;
- En parallèle, il élaborerait le contrat de travail au futur salarié pour signature électronique;
- Il émettrait des alertes en cas de non réception des contrats non signés ;
- Il récupèrerait des données de fin de mois pour l’élaboration de la paye puis de la facturation et du tableau de bord de gestion etc…
… et ainsi de suite avec les fins de contrats, solde de tout compte, alerte pour établir des points réguliers avec les entreprises et les salariés, les entretiens annuels, l’établissement du plan de formation…
On imagine le gain de temps, les multiples saisies et les erreurs induites ainsi évitées, la réduction du temps de classement…. Avec ce type d’outil et son intelligence artificielle embarquée, le personnel des pôles de gestion des GE pourrait se concentrer sur la qualité des relations avec les adhérents, la communication, la prospection, les entretiens avec des candidats ainsi que leur intégration.
On en rêve déjà !
Isabelle Liberge, présidente FNGE
