I. Qu’est-ce que l’entretien professionnel ?
Lorsqu’il est embauché le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur. Cet entretien est consacré à l’examen des perspectives d’évolution du salarié, principalement en matière de qualification et d’emploi, et comporte des informations relatives à la validation des acquis d’expérience (VAE) (L.6315-1 C. trav.).
L’un des principaux objectifs de cet entretien est de rendre le salarié acteur de son évolution et de définir un parcours qui soit à la fois évolutif et attractif pour le salarié tout en répondant aux objectifs d’adaptation ou de montée en compétence souhaitable pour l’entreprise.
Cet entretien concerne tous les salariés, qu’ils soient en CDD ou en CDI, à temps complet ou à temps partiel. Toutefois, dans l’entreprise utilisatrice, sont exclus du bénéfice de cet entretien le personnel mis à disposition, les intérimaires et les sous-traitants.
Dans le cadre d’une entreprise utilisatrice d’un Groupement d’Employeurs (même règle que pour les personnels intérimaires ou issus de sous-traitant), il revient au Groupement de férer cet entretien qui associera d’une manière ou d’une autre la ou les entreprises utilisatrices.
II. A quel moment doit avoir lieu cet entretien ?
- Tous les deux ans
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans suivant le jour de l’embauche. Par la suite la date des entretiens doit être calée suivant la date du précédent entretien. Sur le plan légal ce délai de deux ans ne semble pas pouvoir être allongé, sauf éventuellement dans les cas de suspensions de contrat d’une durée supérieure à deux ans.
- Tous les six ans
Tous les six ans un bilan récapitulatif doit avoir lieu. Cet entretien prend la forme d’un état des lieux du parcours professionnel du salarié. Il permet notamment de vérifier que le salarié a pu bénéficier de tous ses entretiens professionnels mais aussi d’au moins deux des trois actions ci-dessous :
- Suivi d’une action de formation
- Acquis des éléments de certification par une formation ou par une VAE
- Bénéficie d’une progression salariale ou professionnelle.
Pour les entreprises d’au moins 50 salariés si ces exigences ne sont pas respectées, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation du salarié (CPF). De plusn l’employeur peut se voir obligé de verser des dommages-intérêts au salarié pour manquement à son obligation de formation et d’adaptation.
- Cas particuliers
- Entretien suite à une suspension du contrat de travail
Suite à certains congés un entretien professionnel doit obligatoirement être proposé au salarié :
- Congé de maternité
- Congé parental d’éducation
- Congé de proche aidant
- Congé d’adoption
- Arrêt longue maladie
- Congé sabbatique
- Mandat syndical ou de représentant du personnel titulaire (uniquement lorsque le crédit d’heure est au moins égal à 30% de la durée du travail fixée au contrat ou à l’horaire collectif de l’établissement).
L’objectif de cet entretien diffère un peu en ce qu’il permet d’aborder la question des conditions de la réintégration du salarié, des compétences acquises ou perdues lors de la suspension du contrat.
- Articulation de différents entretiens
L’accord national interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003 prévoit que le salarié doit bénéficier tous les deux ans d’un entretien professionnel, cet ANI n’ayant pas été étendu par arrêté ministériel il ne s’applique qu’aux entreprises adhérentes à un syndicat patronal adhérent à l’une des organisation signataire du texte (MEDEF, CGPME, UPA, CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT-FO, CGT)
L’ANI du 9 mars 2006 étendu par arrêté ministériel prévoit un entretien de deuxième partie de carrière pour les salariés de plus de 45 ans.
Ces deux dispositions semblent se cumuler avec l’entretien professionnel de l’article L.6315-1 du Code du travail pour les salariés concernés. Toutefois afin d’éviter de multiplier les entretiens et en faisant en sorte que les entretiens conventionnels répondent aux exigences de la loi, il est inutile de tenir plusieurs entretiens.
III. Comment organiser et préparer cet entretien ?
Dans un premier temps il est impératif d’informer le salarié dès son entrée dans l’entreprise qu’il bénéficie d’un entretien professionnel tous les deux ans. Lors de cette information il est souhaitable d’indiquer au salarié les enjeux de cet entretien.
A noter : Le comité social et économique (CSE) doit être consulté pour la mise ne place des entretiens professionnels, cela relève de ses attributions car ce sont des mesures susceptibles d’affecter les conditions d’emploi, de travail et de formation.
- Préparation de l’entretien
Afin d’éviter de perdre du temps inutilement et de faire en sorte que l’entretien se construise autour d’un véritable échange entre l’employeur et le salarié, il est utile de le préparer en amont. Notamment pour collecter des informations sur l’évolution du salarié dans la ou les entreprises utilisatrices et d’évaluer les possibilités qui peuvent lui être proposées.
Ensuite, le salarié doit être convoqué. Bien qu’il n’existe pas de règle en matière de délai entre la convocation et la date prévue pour l’entretien il convient de respecter un délai raisonnable pour que le salarié puisse s’y préparer (environ 2 à trois semaines).
Pour constituer une preuve il est préférable de convoquer le salarié par écrit, une convocation par mail semble suffire. Cette dernière doit préciser l’heure et le lieu de l’entretien, celui-ci devant se dérouler sur le temps et lieu de travail (dans une entreprise utilisatrice ou dans les bureaux du Groupement d’Employeurs selon le salarié concerné).
Afin de préparer au mieux l’entretien il peut être utile d’inclure dans la convocation
- Une notice explicative sur l’objet de l’entretien,
- Un formulaire à remplir pour gagner du temps et aider le salarié à se préparer aux thèmes qui seront abordés,
- Les évolutions possibles dans l’entreprise où le salarié est mis à disposition ou bien dans le Groupement lui-même,
- Les formations disponibles et les dispositifs de formations envisageables.
Rappelons que la proposition de cet entretien est une obligation pour l’employeur, le salarié peut cependant ne pas souhaiter en bénéficier, dans ce cas il devra en informer l’employeur par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre décharge (cette mention pourra figurer dans la convocation).
- Déroulement de l’entretien
Lors de l’entretien seront abordés les questions de l’employabilité du salarié, sa progression depuis deux ans, son évolution dans l’entreprise et les possibilités d’évolution qui s’offrent à lui. Il est important que cet entretien se déroule sur la base d’un véritable échange entre le salarié et l’employeur et que ce dernier apporte une réelle information et des propositions au salarié si elles sont opportunes.
- Issue de l’entretien
A l’issue de l’entretien un compte-rendu écrit doit être établi dont un exemplaire à transmettre au salarié. Il est important de remplir ce document conjointement et de le co-signer afin d’éviter des contestations ultérieures. Ce compte rendu devra reprendre les informations du salarié, son évolution professionnelle. mais aussi les informations relatives à l’entretien (date, motif, échanges, décisions).
